Compliance
faktoora exploiteert een managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISMS) dat is afgestemd op toonaangevende internationale normen en regelgevingskaders. Ons complianceprogramma is vastgelegd in meer dan 30 onderling verbonden richtlijnen, procedures en framework-mappings, die met vastgestelde tussenpozen worden herzien.
Gegevensbescherming
AVG
Status: Geïmplementeerd – voortdurend verbeterd
Als Duitse onderneming die persoonsgegevens van personen in de EU verwerkt, heeft faktoora een AVG-programma geïmplementeerd:
- Een externe functionaris voor gegevensbescherming (PROLIANCE GmbH)
- Een gedocumenteerd register van verwerkingsactiviteiten
- Vastgestelde procedures voor verzoeken van betrokkenen, met self-service-export en -bewerking in de applicatie
- Verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG) voor onze zakelijke klanten
- Privacy-by-design-principes in het ontwikkelproces
Details vindt u op onze pagina Privacy.
Operationele weerbaarheid en cyberbeveiliging
DORA
Status: Processen afgestemd op DORA
De Digital Operational Resilience Act (DORA) geldt voor financiële entiteiten en regelt hoe deze hun ICT-dienstverleners aansturen. faktoora heeft zijn processen afgestemd op DORA:
- Raamwerk voor ICT-risicobeheer met gedefinieerde governance
- Procedures voor de classificatie en melding van incidenten, afgestemd op de DORA-termijnen
- Bedrijfscontinuïteits- en noodherstelplannen met een vastgesteld testprogramma, inclusief een gedocumenteerde hersteloefening
- Risicobeheer van derde partijen, inclusief beoordeling van het concentratierisico en exitstrategieën
- Een programma voor het testen van de digitale operationele weerbaarheid
NIS2
Status: Afgestemd
Onze beveiligingsmaatregelen zijn toegewezen aan de risicobeheersmaatregelen van de NIS2-richtlijn, waaronder risicoanalyse, de afhandeling van beveiligingsincidenten, bedrijfscontinuïteit, beveiliging van de toeleveringsketen en het gebruik van cryptografie. Wij baseren ons daarbij op de Duitse omzetting van de richtlijn (NIS2UmsuCG, de Duitse NIS2-omzettingswet).
Normen voor informatiebeveiliging
ISO 27001
Status: ISMS afgestemd op ISO/IEC 27001:2022
Ons managementsysteem voor informatiebeveiliging is afgestemd op ISO/IEC 27001:2022 en wordt ondersteund door een verklaring van toepasselijkheid (Statement of Applicability) voor alle 93 controls uit bijlage A. Ons ISMS omvat:
- Richtlijnen en governance voor informatiebeveiliging
- Toegangscontrole en identiteitsbeheer
- Cryptografie en sleutelbeheer
- Operationele beveiliging en changemanagement
- Veilig ontwikkelproces
- Risicobeheer van leveranciers en derde partijen
- Incidentmanagement en bedrijfscontinuïteit
- Personeelsbeveiliging
De datacenters van onze hostingaanbieder zijn gecertificeerd volgens ISO 27001.
SOC 2
Status: Controls toegewezen
De beveiligingsmaatregelen van faktoora zijn toegewezen aan de SOC 2 Trust Services Criteria voor beveiliging, beschikbaarheid, verwerkingsintegriteit, vertrouwelijkheid en privacy.
C5 (BSI)
Status: Controls toegewezen
Onze maatregelen zijn toegewezen aan de basiscriteria van BSI C5:2020 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue), de norm van de Duitse federale overheid voor de beveiliging van clouddiensten.
Kunstmatige intelligentie
EU AI Act
Status: Beoordeeld
Wij hebben alle AI-ondersteunde functies beoordeeld aan de hand van de EU AI Act (AI-verordening). Geen daarvan valt in een verboden categorie of een categorie met een hoog risico. AI-ondersteunde functies zijn optioneel en ondersteunen gebruikers bij hun werk – zij nemen geen beslissingen in hun plaats. De gebruikte AI-diensten zijn vermeld op onze pagina Dienstverleners en ontvangers.
Standaarden voor e-facturatie
faktoora is ontwikkeld voor de naleving van Europese voorschriften inzake e-facturatie:
| Standaard | Omvang |
|---|---|
| EN 16931 | Europese norm voor elektronische facturen – kernconformiteit |
| ZUGFeRD | Duits hybride PDF/XML-factuurformaat (op basis van CII) |
| XRechnung | Duitse e-factuurstandaard (verplicht voor B2G) |
| Peppol | Europabreed e-factuurnetwerk, aangesloten via ons eigen access point |
| VeriFactu | Registratie van facturen bij de Spaanse belastingdienst |
| KSeF | Nationaal e-factuursysteem in Polen |
| E-facturatie Frankrijk | Verzending via een door de staat toegelaten Frans e-factuurplatform (Plateforme Agréée) |
Duits handels- en belastingrecht (GoBD)
faktoora ondersteunt u bij een GoBD-conforme facturering en uw eigen archivering (GoBD: de Duitse beginselen voor de correcte elektronische boekhouding en archivering), onder meer door:
- Audittrails waarin manipulatie herkenbaar is, met cryptografische integriteitscontroles
- Opslag waarin manipulatie herkenbaar is van uw bescheiden gedurende de looptijd van de overeenkomst en volledige export voor uw eigen archivering
- Integriteit van facturen van het opstellen tot de export
- Volledige, traceerbare verwerkingslogs
Contractuele documenten
Onze contractuele toezeggingen zijn op onze website gepubliceerd:
- Verwerking in opdracht (verwerkersovereenkomst)
- Service Level Agreement (SLA)
- Algemene voorwaarden (AGB)
Uitgebreide documentatie
Voor toegang tot uitgebreide compliancedocumentatie, inclusief teksten van richtlijnen en control-mappings, bezoekt u onze pagina Toegang aanvragen.
Vragen?
Voor compliancevragen kunt u contact opnemen via compliance@faktoora.com.