Privacy
Deze pagina vat samen hoe faktoora GmbH persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt bij het gebruik van het faktoora-platform. De volledige privacyverklaring is gepubliceerd op faktoora.com/datenschutz.
Verwerkingsverantwoordelijke
faktoora GmbH Amselweg 1, 89231 Neu-Ulm, Duitsland
Algemene vragen: info@faktoora.com
Functionaris voor gegevensbescherming
faktoora heeft een externe functionaris voor gegevensbescherming aangewezen:
PROLIANCE GmbH Leopoldstr. 21, 80802 München, Duitsland E-mail: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Met vragen over gegevensbescherming kunt u zich ook wenden tot privacy@faktoora.com.
Gegevenscategorieën
| Categorie | Voorbeelden | Doel |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, rol, rechten (wachtwoorden worden uitsluitend gehasht bewaard bij onze zelf beheerde identity provider) | Authenticatie en toegangsbeheer |
| Factuurgegevens | Bedrijfsnamen, adressen, btw-identificatienummer, contactgegevens, posten, bedragen | Opstellen, bezorgen en opslaan van facturen tijdens de looptijd van de overeenkomst |
| Contactgegevens | Bedrijfsinformatie, contactpersonen, adressen, e-mail, telefoon, btw-identificatienummer, bankgegevens | Beheer van klanten en leveranciers voor de facturering |
| Gebruiksgegevens | Aanmeldtijdstippen, activiteitenlogs, sessiegegevens, logs van API-verzoeken | Beveiligingsmonitoring, audittrail, support en platformanalyse |
| Betalingsgegevens | Tarief, factuurinformatie (kaartnummers worden door faktoora nooit opgeslagen); banktransacties van een gekoppelde bankrekening | Abonnementsbeheer, toewijzing van betalingen aan facturen |
| Bestanden van inkomende facturen | Geüploade factuurbestanden, wanneer de automatische gegevensextractie voor uw account is geactiveerd | Automatische gegevensextractie |
Rechtsgronden van de verwerking
| Rechtsgrond | Verwerkingsactiviteiten |
|---|---|
| Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, punt b), AVG) | Accountbeheer, opstellen en bezorgen van facturen, contactbeheer, abonnementsbeheer, support |
| Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, punt c), AVG) | Bewaring van onze eigen factureringsdocumenten en boeken (AO § 147, Duitse belastingwet; HGB § 257, Duits Wetboek van Koophandel), fiscale verplichtingen van faktoora |
| Gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, punt f), AVG) | Beveiligingsmonitoring, foutdetectie, platformstabiliteit, auditlogging, logging van API-verzoeken, geautoriseerde supporttoegang, interne bedrijfsprocessen en klantcommunicatie |
| Toestemming (art. 6, lid 1, punt a), AVG) | Optionele aanmeldingen voor marketing, bijv. wanneer u in onze openbare e-factuurvalidator uw e-mailadres achterlaat |
Supporttoegang tot uw account
Geautoriseerd supportpersoneel van faktoora kan tijdelijk toegang krijgen tot uw account om support te verlenen, problemen te onderzoeken of in uw opdracht op te lossen. Deze toegang is beperkt tot geautoriseerd personeel, in de tijd begrensd en wordt vastgelegd in een auditlog waarin manipulatie herkenbaar is. Voor zover faktoora als verwerker voor een zakelijke klant optreedt, vindt de supporttoegang alleen plaats in het kader van de verwerkersovereenkomst – voor de afhandeling van een verzoek van de klant, voor foutanalyse of voor het leveren van de overeengekomen dienst.
Factuurgegevens als verwerker
Uw facturen, contacten en bescheiden verwerken wij in uw opdracht. Dat geldt ook voor de verzending van e-facturen naar netwerken zoals Peppol of naar belastingautoriteiten: wij voeren deze uit op uw instructie, zodat u uw verplichtingen in het e-factuurverkeer nakomt.
Ontvangers en doorgifte van gegevens
Onze eigen verwerking vindt plaats binnen de EU. Wij zetten een klein aantal zorgvuldig geselecteerde dienstverleners in; de actuele lijst met doel en locatie vindt u op onze pagina Dienstverleners en ontvangers.
Voor zover een aanbieder gegevens buiten de EU verwerkt of van daaruit toegang kan krijgen – bijvoorbeeld bij de betalingsafwikkeling, optionele AI-functies of de support van onze dienstverlener voor de verzending van e-mail –, is de doorgifte gewaarborgd door het EU-US Data Privacy Framework en/of EU-standaardcontractbepalingen.
Door de klant geconfigureerde integraties
Klanten kunnen CRM-, ERP-, boekhoud- of identiteitssystemen koppelen (bijv. Xero, DATEV, Bexio, HubSpot, Microsoft Entra ID en andere). De met deze diensten gedeelde gegevens worden bepaald door de configuratie van de klant en vallen onder de eigen overeenkomsten van de klant met deze aanbieders. Sommige van deze aanbieders verwerken gegevens buiten de EU (bijv. VS, Verenigd Koninkrijk, Australië); deze doorgiften vinden plaats op instructie van uw organisatie op basis van de waarborgen van de betreffende aanbieder, zoals de EU-standaardcontractbepalingen.
Persoonsgegevens worden niet verkocht en niet voor reclamedoeleinden doorgegeven.
Bewaring
| Gegevenstype | Bewaartermijn | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Uw inhoud in het platform (facturen, contacten, bescheiden, banktransacties) | Looptijd van de overeenkomst; na het einde van de overeenkomst ten minste 30 dagen voor export, daarna wissing. De handels- en fiscaalrechtelijke bewaring berust bij u | Overeenkomst (algemene voorwaarden punt 5.2) |
| Onze facturen en betalingsbewijzen voor uw abonnement | 8 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar | AO § 147 lid 3 |
| Onze boeken en jaarrekeningen | 10 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar | AO § 147, HGB § 257 |
| Gebruikersaccounts | Zolang het account bestaat; verwijderde accounts worden gedeactiveerd | Overeenkomst |
| Sessiegegevens | 24 uur (automatisch verlopen) | Operationele noodzaak |
| Activiteiten- en auditlogs | Zolang noodzakelijk voor beveiliging, misbruikbestrijding en het aantonen van een correcte verwerking; regelmatig gecontroleerd | Beveiliging en audit |
| Logs van API-verzoeken | Zolang noodzakelijk voor beveiliging en support; regelmatig gecontroleerd | Beveiliging, support |
| Foutrapporten | 90 dagen | Foutanalyse |
| Back-ups | Maximaal 12 maanden | Noodherstel |
Uw rechten
Volgens de AVG hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
| Recht | Zo oefent u het uit |
|---|---|
| Inzage (art. 15) | Kopie van uw gegevens opvragen; self-service-export in de applicatie |
| Rectificatie (art. 16) | Profiel- en accountgegevens rechtstreeks in de applicatie wijzigen |
| Wissing (art. 17) | Wissing aanvragen via privacy@faktoora.com; de verwijdering van het account in de applicatie deactiveert uw account. Onze eigen factureringsdocumenten vallen onder wettelijke bewaarplichten |
| Beperking (art. 18) | Beperking van de verwerking in bepaalde gevallen verlangen |
| Gegevensoverdraagbaarheid (art. 20) | Gegevens in gestructureerde formaten exporteren (CSV, XLSX, PDF, XML; JSON op verzoek) |
| Bezwaar (art. 21) | Bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigde belangen |
| Klacht (art. 77) | Klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming |
Zo oefent u uw rechten uit
- Self-service: export, bewerking en deactivering van het account zijn rechtstreeks beschikbaar in de faktoora-applicatie
- E-mail: privacy@faktoora.com
- Functionaris voor gegevensbescherming: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Wij antwoorden onverwijld, uiterlijk binnen een maand. Bij complexe verzoeken kan de termijn met kennisgeving met maximaal twee extra maanden worden verlengd.
Geautomatiseerde besluitvorming
faktoora maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of betrokkenen op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treft.
Beveiligingsmaatregelen
Hoe wij uw gegevens beschermen, leest u in ons beveiligingsoverzicht.
Wijzigingen van deze informatie
Wij herzien deze privacy-informatie jaarlijks en informeren geregistreerde gebruikers over wezenlijke wijzigingen.