Gegevensverwerking
Deze pagina beschrijft hoe faktoora omgaat met gegevenslocatie, bewaring, back-ups en wissing.
Gegevenslocatie
De volledige productie-infrastructuur van faktoora wordt in Duitsland geëxploiteerd in ISO 27001-gecertificeerde datacenters. Klantgegevens – inclusief facturen, contacten en accountinformatie – worden opgeslagen op onze infrastructuur in Duitsland. Gegevens verlaten de EU alleen wanneer uw organisatie een integratie met een aanbieder buiten de EU activeert, of voor zover een vermelde dienstverlener gegevens onder EU-waarborgen buiten de EU verwerkt of van daaruit toegang krijgt (bijv. betalingsafwikkeling of support van de dienstverlener voor de verzending van e-mail). Details vindt u op onze pagina Dienstverleners en ontvangers.
Bewaring
Uw inhoud in het platform
Facturen, contacten, zakelijke documenten, banktransacties en verzendbewijzen verwerken wij in uw opdracht. Zij staan gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst tot uw beschikking. Na het einde van de overeenkomst kunt u ze ten minste 30 dagen lang exporteren; daarna wissen wij ze. De handels- en fiscaalrechtelijke bewaring van uw documenten (bijv. volgens § 147 AO, de Duitse belastingwet) berust bij u – onze exportfunctie ondersteunt u daarbij.
Onze eigen documenten
| Gegevenstype | Bewaring | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Onze facturen en betalingsbewijzen voor uw abonnement | 8 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar | AO § 147 lid 3 |
| Onze boeken en jaarrekeningen | 10 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar | AO § 147, HGB § 257 |
Operationele gegevens
| Gegevenstype | Bewaring | Doel |
|---|---|---|
| Gebruikersaccounts | Zolang het account bestaat; verwijderde accounts worden gedeactiveerd | Dienstverlening |
| Sessiegegevens | 24 uur (automatisch verlopen) | Authenticatie |
| Activiteiten- en auditlogs | Zolang noodzakelijk voor beveiliging, misbruikbestrijding en het aantonen van een correcte verwerking; regelmatig gecontroleerd | Beveiliging, compliance |
| Logs van API-verzoeken | Zolang noodzakelijk voor beveiliging, support en transparantie over het gebruik; regelmatig gecontroleerd | Beveiliging, support |
| Foutrapporten | 90 dagen | Foutanalyse |
| Exportarchieven | 30 dagen | Tijdelijke downloads |
| Registraties van ICT-incidenten | Ten minste 5 jaar | Traceerbaarheid naar analogie van DORA |
Back-ups
Back-ups worden versleuteld, op een ruimtelijk gescheiden locatie opgeslagen en voor noodherstel maximaal 12 maanden bewaard. Voor back-upgegevens gelden dezelfde toegangsbeperkingen als voor productiegegevens.
Wissing
Verwijdering van het account
Gebruikers kunnen hun account op elk moment in de applicatie verwijderen. Daardoor wordt het account gedeactiveerd – aanmelden is niet meer mogelijk. De wissing van de bijbehorende persoonsgegevens kunt u daarnaast aanvragen via privacy@faktoora.com.
Einde van de overeenkomst
Na het einde van de overeenkomst staan uw gegevens ten minste 30 dagen klaar voor export en worden zij daarna gewist. Op verzoek ondersteunen wij u bij de overstap naar een andere aanbieder; daarvoor brengen wij geen kosten in rekening.
Verzoeken tot wissing volgens de AVG
Verzoeken tot wissing behandelen wij volgens art. 17 AVG. Onze eigen factureringsdocumenten vallen onder wettelijke bewaarplichten (AO § 147), die gedurende de termijn voorrang hebben; voor deze documenten beperken wij de verwerking tot het wettelijk vereiste doel en delen wij u de rechtsgrond mee.
Bewaring in back-ups
In de productie gewiste gegevens kunnen tot het einde van de bewaartermijn van de back-ups (maximaal 12 maanden) in versleutelde back-ups achterblijven. Voor back-ups gelden dezelfde toegangscontroles als voor productiegegevens. Wordt een back-up hersteld, dan passen wij eerder uitgevoerde wissingen opnieuw toe.
Gegevensoverdraagbaarheid
faktoora biedt gegevensexports in meerdere formaten, de meeste daarvan als self-service in de applicatie:
| Formaat | Gebruik |
|---|---|
| CSV | Gegevens compatibel met spreadsheets |
| XLSX | Microsoft Excel-formaat |
| Documenten in de oorspronkelijke lay-out | |
| JSON | Machineleesbare gestructureerde gegevens (op verzoek) |
| XML | Standaardconforme e-factuurformaten (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol UBL) |
Gegevensintegriteit
De integriteit van de factuurgegevens wordt gewaarborgd door:
- Een audittrail waarin manipulatie herkenbaar is, waarvan de integriteit cryptografisch controleerbaar is
- Geparametriseerde databasequery's ter bescherming tegen injectieaanvallen
- Beschermde berekeningslogica – de centrale factuurberekening is uitgebreid getest en beschermd tegen onbedoelde wijzigingen
- Integriteitscontrole bij iedere back-uprun
Vragen?
Voor vragen over gegevensverwerking kunt u contact opnemen via privacy@faktoora.com.