Confidentialité
Cette page résume la manière dont faktoora GmbH collecte, utilise et protège les données à caractère personnel lors de l'utilisation de la plateforme faktoora. La politique de confidentialité complète est publiée à l'adresse faktoora.com/datenschutz.
Responsable du traitement
faktoora GmbH Amselweg 1, 89231 Neu-Ulm, Allemagne
Demandes générales : info@faktoora.com
Délégué à la protection des données
faktoora a désigné un délégué à la protection des données externe :
PROLIANCE GmbH Leopoldstr. 21, 80802 München, Allemagne E-mail : datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez également écrire à privacy@faktoora.com.
Catégories de données
| Catégorie | Exemples | Finalité |
|---|---|---|
| Données de compte | Nom, adresse e-mail, rôle, autorisations (les mots de passe sont conservés exclusivement sous forme hachée auprès de notre fournisseur d'identité exploité en interne) | Authentification et gestion des accès |
| Données de facturation | Raisons sociales, adresses, numéro de TVA intracommunautaire, coordonnées, lignes de facture, montants | Création, transmission et stockage des factures pendant la durée du contrat |
| Données des contacts | Informations sur l'entreprise, interlocuteurs, adresses, e-mail, téléphone, numéro de TVA intracommunautaire, coordonnées bancaires | Gestion des clients et des fournisseurs pour la facturation |
| Données d'utilisation | Horodatages de connexion, journaux d'activité, données de session, journaux des requêtes API | Surveillance de la sécurité, piste d'audit, support et analyse de la plateforme |
| Données de paiement | Formule tarifaire, informations de facturation (faktoora ne stocke jamais de numéros de carte) ; transactions bancaires d'un compte bancaire connecté | Gestion de l'abonnement, rapprochement des paiements avec les factures |
| Fichiers de factures reçues | Fichiers de factures téléversés, lorsque la saisie automatique des données est activée pour votre compte | Saisie automatique des données |
Bases juridiques du traitement
| Base juridique | Activités de traitement |
|---|---|
| Exécution du contrat (art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) | Gestion du compte, création et transmission des factures, gestion des contacts, gestion de l'abonnement, support |
| Obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c) du RGPD) | Conservation de nos propres documents de facturation et de nos livres (AO, code fiscal allemand, § 147 ; HGB, code de commerce allemand, § 257), obligations fiscales de faktoora |
| Intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) | Surveillance de la sécurité, détection des erreurs, stabilité de la plateforme, journalisation d'audit, journalisation des requêtes API, accès autorisé du support, processus internes de l'entreprise et communication avec les clients |
| Consentement (art. 6, paragraphe 1, point a) du RGPD) | Inscriptions marketing facultatives, par exemple lorsque vous laissez votre adresse e-mail dans notre validateur public de factures électroniques |
Accès du support à votre compte
Le personnel de support autorisé de faktoora peut accéder temporairement à votre compte afin de fournir une assistance, d'examiner des problèmes ou de les résoudre pour votre compte. Cet accès est réservé au personnel autorisé, limité dans le temps et consigné dans un journal d'audit permettant de détecter les manipulations. Lorsque faktoora agit en tant que sous-traitant pour un client professionnel, l'accès du support n'a lieu que dans le cadre du contrat de sous-traitance – pour traiter une demande du client, pour analyser des erreurs ou pour fournir la prestation convenue.
Données de facturation en tant que sous-traitant
Nous traitons vos factures, contacts et pièces pour votre compte. Cela vaut également pour la transmission de factures électroniques à des réseaux tels que Peppol ou à des administrations fiscales : nous l'effectuons sur vos instructions, afin que vous puissiez remplir vos obligations en matière de facturation électronique.
Destinataires et transferts de données
Notre propre traitement a lieu au sein de l'UE. Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires soigneusement sélectionnés ; vous trouverez la liste actuelle, avec leur finalité et leur localisation, sur notre page Prestataires et destinataires.
Lorsqu'un fournisseur traite des données hors de l'UE ou peut y accéder depuis l'extérieur de l'UE – par exemple pour le traitement des paiements, les fonctionnalités d'IA facultatives ou le support de notre prestataire d'envoi d'e-mails –, le transfert est encadré par l'EU-US Data Privacy Framework et/ou les clauses contractuelles types de l'UE.
Intégrations configurées par le client
Les clients peuvent connecter des systèmes de CRM, d'ERP, de comptabilité ou de gestion des identités (par exemple Xero, DATEV, Bexio, HubSpot, Microsoft Entra ID et d'autres). Les données partagées avec ces services sont déterminées par la configuration du client et relèvent des accords propres au client avec ces fournisseurs. Certains de ces fournisseurs traitent des données hors de l'UE (par exemple aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Australie) ; ces transferts ont lieu sur instruction de votre organisation, sur la base des garanties du fournisseur concerné, telles que les clauses contractuelles types de l'UE.
Les données à caractère personnel ne sont ni vendues ni communiquées à des fins publicitaires.
Conservation
| Type de données | Durée de conservation | Base juridique |
|---|---|---|
| Vos contenus dans la plateforme (factures, contacts, pièces, transactions bancaires) | Durée du contrat ; après la fin du contrat, au moins 30 jours pour l'export, puis suppression. La conservation au titre du droit commercial et fiscal vous incombe | Contrat (point 5.2 des CGV) |
| Nos factures et justificatifs de paiement relatifs à votre abonnement | 8 ans à compter de la fin de l'année civile | AO § 147 al. 3 |
| Nos livres et comptes annuels | 10 ans à compter de la fin de l'année civile | AO § 147, HGB § 257 |
| Comptes utilisateurs | Tant que le compte existe ; les comptes supprimés sont désactivés | Contrat |
| Données de session | 24 heures (expiration automatique) | Nécessité opérationnelle |
| Journaux d'activité et d'audit | Aussi longtemps que nécessaire pour la sécurité, la prévention des abus et la preuve d'un traitement régulier ; revus régulièrement | Sécurité et audit |
| Journaux des requêtes API | Aussi longtemps que nécessaire pour la sécurité et le support ; revus régulièrement | Sécurité, support |
| Rapports d'erreurs | 90 jours | Analyse des erreurs |
| Sauvegardes | Jusqu'à 12 mois | Reprise après sinistre |
Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel :
| Droit | Comment l'exercer |
|---|---|
| Accès (art. 15) | Demander une copie de vos données ; export en libre-service dans l'application |
| Rectification (art. 16) | Modifier les données de profil et de compte directement dans l'application |
| Effacement (art. 17) | Demander l'effacement via privacy@faktoora.com ; la suppression du compte dans l'application désactive votre compte. Nos propres documents de facturation sont soumis à des obligations légales de conservation |
| Limitation (art. 18) | Demander la limitation du traitement dans certains cas |
| Portabilité des données (art. 20) | Exporter les données dans des formats structurés (CSV, XLSX, PDF, XML ; JSON sur demande) |
| Opposition (art. 21) | S'opposer aux traitements fondés sur des intérêts légitimes |
| Réclamation (art. 77) | Introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle en matière de protection des données |
Comment exercer vos droits
- Libre-service : l'export, la modification et la désactivation du compte sont disponibles directement dans l'application faktoora
- E-mail : privacy@faktoora.com
- Délégué à la protection des données : datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Nous répondons dans les meilleurs délais, au plus tard dans un délai d'un mois. Pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires au maximum, moyennant information.
Prise de décision automatisée
faktoora n'a recours à aucune prise de décision automatisée ni à aucun profilage produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative et similaire les personnes concernées.
Mesures de sécurité
Pour savoir comment nous protégeons vos données, consultez notre présentation de la sécurité.
Modifications de ces informations
Nous revoyons ces informations sur la protection des données chaque année et informons les utilisateurs inscrits des modifications substantielles.