Traitement des données
Cette page décrit la manière dont faktoora gère la localisation des données, leur conservation, les sauvegardes et la suppression.
Localisation des données
L'ensemble de l'infrastructure de production de faktoora est exploité en Allemagne dans des centres de données certifiés ISO 27001. Les données des clients – y compris les factures, les contacts et les informations de compte – sont stockées sur notre infrastructure en Allemagne. Les données ne quittent l'UE que si votre organisation active une intégration avec un fournisseur situé hors de l'UE, ou dans la mesure où un prestataire répertorié traite des données hors de l'UE ou y accède depuis l'extérieur de l'UE dans le cadre de garanties européennes (par exemple le traitement des paiements ou le support du prestataire d'envoi d'e-mails). Vous trouverez des détails sur notre page Prestataires et destinataires.
Conservation
Vos contenus dans la plateforme
Nous traitons pour votre compte les factures, contacts, documents commerciaux, transactions bancaires et preuves de transmission. Ils sont à votre disposition pendant toute la durée du contrat. Après la fin du contrat, vous pouvez les exporter pendant au moins 30 jours ; nous les supprimons ensuite. La conservation de vos documents au titre du droit commercial et fiscal (par exemple selon le § 147 AO, code fiscal allemand) vous incombe – notre fonction d'export vous y aide.
Nos propres documents
| Type de données | Conservation | Base juridique |
|---|---|---|
| Nos factures et justificatifs de paiement relatifs à votre abonnement | 8 ans à compter de la fin de l'année civile | AO § 147 al. 3 |
| Nos livres et comptes annuels | 10 ans à compter de la fin de l'année civile | AO § 147, HGB (code de commerce allemand) § 257 |
Données d'exploitation
| Type de données | Conservation | Finalité |
|---|---|---|
| Comptes utilisateurs | Tant que le compte existe ; les comptes supprimés sont désactivés | Fourniture du service |
| Données de session | 24 heures (expiration automatique) | Authentification |
| Journaux d'activité et d'audit | Aussi longtemps que nécessaire pour la sécurité, la prévention des abus et la preuve d'un traitement régulier ; revus régulièrement | Sécurité, conformité |
| Journaux des requêtes API | Aussi longtemps que nécessaire pour la sécurité, le support et la transparence d'utilisation ; revus régulièrement | Sécurité, support |
| Rapports d'erreurs | 90 jours | Analyse des erreurs |
| Archives d'export | 30 jours | Téléchargements temporaires |
| Enregistrements des incidents TIC | Au moins 5 ans | Traçabilité, en s'inspirant de DORA |
Sauvegardes
Les sauvegardes sont chiffrées, stockées sur un site physiquement distinct et conservées jusqu'à 12 mois pour la reprise après sinistre. Les données de sauvegarde sont soumises aux mêmes restrictions d'accès que les données de production.
Suppression
Suppression du compte
Les utilisateurs peuvent supprimer leur compte à tout moment dans l'application. Le compte est alors désactivé – il n'est plus possible de s'y connecter. Vous pouvez en outre demander la suppression des données à caractère personnel correspondantes à l'adresse privacy@faktoora.com.
Fin du contrat
Après la fin du contrat, vos données restent disponibles à l'export pendant au moins 30 jours, puis sont supprimées. À votre demande, nous vous accompagnons lors du changement vers un autre prestataire ; nous ne percevons aucune rémunération à ce titre.
Demandes d'effacement au titre du RGPD
Nous traitons les demandes d'effacement conformément à l'art. 17 du RGPD. Nos propres documents de facturation sont soumis à des obligations légales de conservation (AO § 147), qui prévalent pendant la durée de conservation ; pour ces documents, nous limitons le traitement à la finalité exigée par la loi et vous indiquons la base juridique.
Conservation dans les sauvegardes
Les données supprimées en production peuvent subsister dans des sauvegardes chiffrées jusqu'à la fin de la durée de conservation des sauvegardes (jusqu'à 12 mois). Les sauvegardes sont soumises aux mêmes contrôles d'accès que les données de production. Lorsqu'une sauvegarde est restaurée, nous appliquons à nouveau les suppressions effectuées avant la restauration.
Portabilité des données
faktoora propose des exports de données dans plusieurs formats, la plupart en libre-service dans l'application :
| Format | Utilisation |
|---|---|
| CSV | Données compatibles avec les tableurs |
| XLSX | Format Microsoft Excel |
| Documents dans leur mise en page d'origine | |
| JSON | Données structurées lisibles par machine (sur demande) |
| XML | Formats de facture électronique conformes aux normes (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol UBL) |
Intégrité des données
L'intégrité des données de facturation est garantie par :
- Une piste d'audit permettant de détecter les manipulations, dont l'intégrité est vérifiable par des moyens cryptographiques
- Des requêtes de base de données paramétrées pour la protection contre les attaques par injection
- Une logique de calcul protégée – le calcul central des factures est testé de manière approfondie et protégé contre les modifications involontaires
- Un contrôle d'intégrité à chaque exécution de sauvegarde
Des questions ?
Pour toute question relative au traitement des données, contactez privacy@faktoora.com.