Privacidad
Esta página resume cómo faktoora GmbH recoge, utiliza y protege los datos personales cuando se utiliza la plataforma faktoora. La política de privacidad completa está publicada en faktoora.com/datenschutz.
Responsable del tratamiento
faktoora GmbH Amselweg 1, 89231 Neu-Ulm, Alemania
Consultas generales: info@faktoora.com
Delegado de protección de datos
faktoora ha designado un delegado de protección de datos externo:
PROLIANCE GmbH Leopoldstr. 21, 80802 Múnich, Alemania Correo electrónico: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Para preguntas sobre protección de datos también puede dirigirse a privacy@faktoora.com.
Categorías de datos
| Categoría | Ejemplos | Finalidad |
|---|---|---|
| Datos de la cuenta | Nombre, dirección de correo electrónico, rol, permisos (las contraseñas se almacenan exclusivamente en forma de hash en nuestro proveedor de identidad operado por nosotros mismos) | Autenticación y gestión de accesos |
| Datos de facturación | Nombres de empresas, direcciones, NIF-IVA, datos de contacto, partidas, importes | Creación, entrega y almacenamiento de facturas durante la vigencia del contrato |
| Datos de contactos | Información de la empresa, personas de contacto, direcciones, correo electrónico, teléfono, NIF-IVA, datos bancarios | Gestión de clientes y proveedores para la facturación |
| Datos de uso | Momentos de inicio de sesión, registros de actividad, datos de sesión, registros de solicitudes a la API | Supervisión de la seguridad, registro de auditoría, soporte y análisis de la plataforma |
| Datos de pago | Plan, información de facturación (faktoora nunca almacena números de tarjeta); transacciones bancarias de una cuenta bancaria conectada | Gestión de la suscripción, asignación de pagos a facturas |
| Archivos de facturas recibidas | Archivos de facturas cargados, cuando la captura automática de datos está activada para su cuenta | Captura automática de datos |
Bases jurídicas del tratamiento
| Base jurídica | Actividades de tratamiento |
|---|---|
| Ejecución de un contrato (art. 6.1.b) RGPD) | Gestión de la cuenta, creación y entrega de facturas, gestión de contactos, gestión de la suscripción, soporte |
| Obligación legal (art. 6.1.c) RGPD) | Conservación de nuestra propia documentación de facturación y de nuestros libros (AO § 147, Código Tributario alemán; HGB § 257, Código de Comercio alemán), obligaciones tributarias de faktoora |
| Intereses legítimos (art. 6.1.f) RGPD) | Supervisión de la seguridad, detección de errores, estabilidad de la plataforma, registro de auditoría, registro de solicitudes a la API, acceso de soporte autorizado, procesos internos de negocio y comunicación con los clientes |
| Consentimiento (art. 6.1.a) RGPD) | Suscripciones opcionales de marketing, p. ej., cuando deja su dirección de correo electrónico en nuestro validador público de facturas electrónicas |
Acceso de soporte a su cuenta
El personal de soporte autorizado de faktoora puede acceder temporalmente a su cuenta para prestar soporte, investigar problemas o resolverlos en su nombre. Este acceso está restringido al personal autorizado, limitado en el tiempo y queda registrado en un registro de auditoría que permite detectar manipulaciones. En la medida en que faktoora actúe como encargado del tratamiento para un cliente empresarial, el acceso de soporte solo se produce en el marco del contrato de encargo del tratamiento, para tramitar una solicitud del cliente, para el análisis de errores o para prestar el servicio acordado.
Datos de facturación como encargado del tratamiento
Sus facturas, contactos y justificantes los tratamos por encargo suyo. Esto se aplica también a la transmisión de facturas electrónicas a redes como Peppol o a autoridades tributarias: la realizamos siguiendo sus instrucciones, para que usted cumpla sus obligaciones en la facturación electrónica.
Destinatarios y transferencia de datos
Nuestro propio tratamiento tiene lugar dentro de la UE. Recurrimos a un número reducido de proveedores de servicios cuidadosamente seleccionados; encontrará la lista actual, con su finalidad y ubicación, en nuestra página Proveedores de servicios y destinatarios.
En la medida en que un proveedor trate datos fuera de la UE o pueda acceder a ellos desde allí - por ejemplo, en el procesamiento de pagos, en las funciones opcionales de IA o en el soporte de nuestro proveedor de servicios de envío de correo electrónico - , la transferencia está amparada por el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-US Data Privacy Framework) y/o por cláusulas contractuales tipo de la UE.
Integraciones configuradas por el cliente
Los clientes pueden conectar sistemas de CRM, ERP, contabilidad o identidad (p. ej., Xero, DATEV, Bexio, HubSpot, Microsoft Entra ID y otros). Los datos compartidos con estos servicios se controlan mediante la configuración del cliente y están sujetos a los acuerdos propios del cliente con estos proveedores. Algunos de estos proveedores tratan datos fuera de la UE (p. ej., EE. UU., Reino Unido, Australia); estas transferencias se realizan siguiendo instrucciones de su organización, sobre la base de las garantías del proveedor correspondiente, como las cláusulas contractuales tipo de la UE.
Los datos personales no se venden ni se ceden con fines publicitarios.
Conservación
| Tipo de datos | Plazo de conservación | Base jurídica |
|---|---|---|
| Sus contenidos en la plataforma (facturas, contactos, justificantes, transacciones bancarias) | Vigencia del contrato; tras la finalización del contrato, al menos 30 días para su exportación y, a continuación, supresión. La conservación conforme a la normativa mercantil y tributaria le corresponde a usted | Contrato (CGC, cláusula 5.2) |
| Nuestras facturas y justificantes de pago de su suscripción | 8 años desde el final del año natural | AO § 147 apdo. 3 |
| Nuestros libros y cuentas anuales | 10 años desde el final del año natural | AO § 147, HGB § 257 |
| Cuentas de usuario | Mientras exista la cuenta; las cuentas eliminadas se desactivan | Contrato |
| Datos de sesión | 24 horas (caducidad automática) | Necesidad operativa |
| Registros de actividad y de auditoría | Mientras sea necesario para la seguridad, la prevención de abusos y la acreditación de un tratamiento correcto; revisados periódicamente | Seguridad y auditoría |
| Registros de solicitudes a la API | Mientras sea necesario para la seguridad y el soporte; revisados periódicamente | Seguridad, soporte |
| Informes de errores | 90 días | Análisis de errores |
| Copias de seguridad | Hasta 12 meses | Recuperación ante desastres |
Sus derechos
Conforme al RGPD, usted tiene los siguientes derechos en relación con sus datos personales:
| Derecho | Cómo ejercerlo |
|---|---|
| Acceso (art. 15) | Solicitar una copia de sus datos; exportación en autoservicio en la aplicación |
| Rectificación (art. 16) | Modificar los datos del perfil y de la cuenta directamente en la aplicación |
| Supresión (art. 17) | Solicitar la supresión a través de privacy@faktoora.com; la eliminación de la cuenta en la aplicación desactiva su cuenta. Nuestra propia documentación de facturación está sujeta a obligaciones legales de conservación |
| Limitación (art. 18) | Solicitar la limitación del tratamiento en determinados casos |
| Portabilidad de los datos (art. 20) | Exportar los datos en formatos estructurados (CSV, XLSX, PDF, XML; JSON previa solicitud) |
| Oposición (art. 21) | Oposición a los tratamientos basados en intereses legítimos |
| Reclamación (art. 77) | Presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos |
Cómo ejercer sus derechos
- Autoservicio: la exportación, la edición y la desactivación de la cuenta están disponibles directamente en la aplicación faktoora
- Correo electrónico: privacy@faktoora.com
- Delegado de protección de datos: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Respondemos sin dilación indebida y, a más tardar, en el plazo de un mes. En el caso de solicitudes complejas, el plazo puede prorrogarse, previa comunicación, hasta dos meses más.
Decisiones automatizadas
faktoora no utiliza decisiones automatizadas ni elaboración de perfiles que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente de modo similar a los interesados.
Medidas de seguridad
Puede consultar cómo protegemos sus datos en nuestro Resumen de seguridad.
Cambios en esta información
Revisamos esta información sobre protección de datos anualmente e informamos a los usuarios registrados de los cambios sustanciales.