Datenverarbeitung
Diese Seite beschreibt, wie faktoora Datenstandort, Aufbewahrung, Backups und Löschung handhabt.
Datenstandort
Die gesamte Produktionsinfrastruktur von faktoora wird in Deutschland in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren betrieben. Kundendaten – einschließlich Rechnungen, Kontakte und Kontoinformationen – werden auf unserer Infrastruktur in Deutschland gespeichert. Daten verlassen die EU nur, wenn Ihre Organisation eine Integration mit einem Anbieter außerhalb der EU aktiviert, oder soweit ein aufgeführter Dienstleister Daten unter EU-Garantien außerhalb der EU verarbeitet oder von dort zugreift (z. B. Zahlungsabwicklung oder Support des E-Mail-Versanddienstleisters). Details finden Sie auf unserer Seite Dienstleister und Empfänger.
Aufbewahrung
Ihre Inhalte in der Plattform
Rechnungen, Kontakte, Geschäftsdokumente, Banktransaktionen und Übermittlungsnachweise verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Sie stehen Ihnen während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung. Nach Vertragsende können Sie sie mindestens 30 Tage lang exportieren; anschließend löschen wir sie. Die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung Ihrer Unterlagen (z. B. nach § 147 AO) liegt bei Ihnen – unsere Exportfunktion unterstützt Sie dabei.
Unsere eigenen Unterlagen
| Datentyp | Aufbewahrung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Unsere Rechnungen und Zahlungsbelege zu Ihrem Abonnement | 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | AO § 147 Abs. 3 |
| Unsere Bücher und Jahresabschlüsse | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | AO § 147, HGB § 257 |
Betriebsdaten
| Datentyp | Aufbewahrung | Zweck |
|---|---|---|
| Benutzerkonten | Solange das Konto besteht; gelöschte Konten werden deaktiviert | Leistungserbringung |
| Sitzungsdaten | 24 Stunden (automatischer Ablauf) | Authentifizierung |
| Aktivitäts- und Audit-Logs | Solange für Sicherheit, Missbrauchsabwehr und den Nachweis ordnungsgemäßer Verarbeitung erforderlich; regelmäßig überprüft | Sicherheit, Compliance |
| API-Anfrageprotokolle | Solange für Sicherheit, Support und Nutzungstransparenz erforderlich; regelmäßig überprüft | Sicherheit, Support |
| Fehlerberichte | 90 Tage | Fehleranalyse |
| Export-Archive | 30 Tage | Temporäre Downloads |
| IKT-Vorfallsaufzeichnungen | Mindestens 5 Jahre | Nachvollziehbarkeit in Anlehnung an DORA |
Backups
Backups werden verschlüsselt, an einem räumlich getrennten Standort gespeichert und für die Notfallwiederherstellung bis zu 12 Monate aufbewahrt. Für Backup-Daten gelten dieselben Zugriffsbeschränkungen wie für Produktionsdaten.
Löschung
Kontolöschung
Nutzer können ihr Konto jederzeit in der Anwendung löschen. Dadurch wird das Konto deaktiviert – eine Anmeldung ist nicht mehr möglich. Die Löschung der zugehörigen personenbezogenen Daten können Sie zusätzlich unter privacy@faktoora.com beantragen.
Vertragsende
Nach Vertragsende stehen Ihre Daten mindestens 30 Tage zum Export bereit und werden anschließend gelöscht. Auf Wunsch unterstützen wir Sie beim Wechsel zu einem anderen Anbieter; dafür erheben wir keine Entgelte.
Löschanfragen nach DSGVO
Löschanfragen bearbeiten wir nach Art. 17 DSGVO. Unsere eigenen Abrechnungsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (AO § 147), die während der Frist Vorrang haben; für diese Unterlagen schränken wir die Verarbeitung auf den gesetzlich erforderlichen Zweck ein und nennen Ihnen die Rechtsgrundlage.
Aufbewahrung in Backups
In der Produktion gelöschte Daten können bis zum Ende der Backup-Aufbewahrungsfrist (bis zu 12 Monate) in verschlüsselten Backups verbleiben. Für Backups gelten dieselben Zugriffskontrollen wie für Produktionsdaten. Wird ein Backup wiederhergestellt, wenden wir zuvor ausgeführte Löschungen erneut an.
Datenübertragbarkeit
faktoora bietet Datenexporte in mehreren Formaten, die meisten davon als Self-Service in der Anwendung:
| Format | Verwendung |
|---|---|
| CSV | Tabellenkalkulationskompatible Daten |
| XLSX | Microsoft-Excel-Format |
| Dokumente im Originallayout | |
| JSON | Maschinenlesbare strukturierte Daten (auf Anfrage) |
| XML | Standardkonforme E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol UBL) |
Datenintegrität
Die Integrität der Rechnungsdaten wird gewährleistet durch:
- Manipulationserkennbaren Audit-Trail, dessen Integrität kryptografisch überprüfbar ist
- Parametrisierte Datenbankabfragen zum Schutz vor Injection-Angriffen
- Geschützte Berechnungslogik – die zentrale Rechnungsberechnung ist umfassend getestet und vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt
- Integritätsprüfung bei jedem Backup-Lauf
Fragen?
Bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich an privacy@faktoora.com.